Les fonctions du bureau

L’évaluation et l’analyse financières sont des fonctions pivots à l’intersection des missions et des activités universitaires, d’une part, et des opérations financières et comptables, d’autre part. Ces fonctions sont des outils d’aide à la décision qui permettent notamment de traduire financièrement les différentes activités d’une organisation, tout en offrant la possibilité d’anticiper les gains et les pertes associés à des projets ayant une incidence financière. Ces fonctions requièrent le regroupement de connaissances et d’expertises de nature financière et académique – concepts et structures académiques, bases de données (GDEU, dossier étudiant, etc.), – la maîtrise des règles de financement, des méthodes d’analyse quantitative et de notions économiques et comptables.

Les principales fonctions du Bureau d’analyse et d’évaluation financières sont les suivantes :

1. L’accompagnement et la gestion de projets à haut potentiel financier.

Le bureau, par son expertise, peut contribuer à la mise en œuvre de projets à haut potentiel financiers. Ces projets peuvent viser l’augmentation des revenus ou la réduction des dépenses. Ces projets peuvent parfois être à l’initiative du Bureau et parfois à l’initiative de partenaires.

1. L’élaboration d’hypothèses budgétaires
   Le bureau, par sa maîtrise des données sur l’activité académique, peut contribuer au processus d’allocation des ressources par la production d’hypothèses budgétaires. Il est question notamment des prévisions de l’effectif étudiant, du calcul et la répartition de l’enveloppes de charges d’enseignement et d’un soutien à la reddition de comptes.
2. Le service-conseil en matière de financement
   Le bureau a comme objectif d’assister la direction et les unités académiques et administratives dans la prise de décision et la représentation en fournissant des données et des analyses d’impacts financiers ainsi que des recommandations en découlant.
3. La veille stratégique en matière de financement
   L’environnement financier dans lequel évolue l’institution est en mouvement constant. Plusieurs facteurs influencent les revenus de l’UQAM : règles budgétaires, budgets provinciaux et fédéraux, etc. Afin de réaliser sa mission adéquatement, le Bureau doit détenir l’information financière à jour. Pour ce faire, une veille en continu doit être effectuée ainsi qu’une diffusion de cette information auprès des acteurs concernés au sein de l’établissement.

Les quatre grandes fonctions se traduisent en activités que le bureau réalisera. Bien que des activités pourront s’ajouter, dans un premier temps, le Bureau concentrera ses ressources sur les activités suivantes :

• Augmenter les revenus provenant des effectifs étudiants, notamment par :
  • La gestion de projets d’augmentation des revenus
  • L’augmentation de la pondération moyenne de financement (CAFF)
• Optimiser les revenus provenant des subventions spécifiques, notamment par :
  • La coordination de l’allocation d’enveloppes normées
  • L’augmentation des revenus obtenus par dépôt de projets au MES
• Analyser l’impacts financiers de projets, d’actions ou de programmes académiques ou administratifs, notamment par :
  • La modélisation financière d’activités académiques (ex : coûts de programmes)
  • La production d’analyses financières ad hoc
• Représenter l’UQAM auprès de comités interuniversitaires ou ministériels sur les questions de financement ou de déclaration de l’effectif étudiant, notamment :
  • Le comité consultatif GDEU
  • Le comité conseil CAFF
• Produire des prévisions d’effectifs étudiants pour fins de financement, notamment par :
  • La production périodique de prévisions d’effectifs étudiants
  • Le processus d’amélioration continue de la méthode prévisionnelle
• Assister le vice-recteur à la Vie académique dans l’allocation des charges d’enseignement, notamment par :
  • Le suivi périodique sur l’attribution des charges d’enseignement
  • Le processus d’amélioration continue de la méthode d’allocation des charges d’enseignement